Информационные системы и программирование бюджетное

Это руководство и прилагаемый шаблон электронной таблицы разбивают процесс понимания истинных затрат программы. Будь то бюджетирование или финансовые отчеты. На несколько этапов.


Хотя долгосрочная цель некоммерческих организаций не состоит в том. Чтобы возвращать прибыль акционерам. Мы все знаем. Что некоммерческие организации-это бизнес-структуры. Которым необходимо поддерживать финансовое здоровье и стабильность для достижения своей миссии. Понимание истинной. Полной стоимости предоставления различных программ и услуг в сообществе является важной частью управленческой головоломки.

Почему Это Имеет Значение?

Располагая точной информацией о стоимости каждого направления программы. Руководители некоммерческих организаций лучше умеют планировать и управлять бюджетами. Обосновывать поддержку и условия контрактов. Покрывающие полную стоимость услуг.

Одним из наиболее ценных результатов понимания истинной стоимости программ является способность принимать мудрые решения о том. Как поддерживать критически важную работу. Для большинства некоммерческих организаций некоторые программы могут быть финансово самодостаточными или даже приносить прибыль. Другие виды деятельности могут потребовать периодического или постоянного субсидирования со стороны фандрайзинга или других программных областей.

Решение о том, следует ли и как поддерживать эти услуги. Является центральным стратегическим решением для некоммерческих организаций. Знание реальной стоимости каждой программы позволяет нам принимать обоснованные решения и делать выбор. Который приведет к миссии и финансовому успеху.

Propel Некоммерческие программы Бюджет и Распределение Шаблон и Ресурс

Propel Nonprofits разработала это руководство и шаблон электронной таблицы. Чтобы помочь некоммерческим организациям внедрить программное бюджетирование и финансовую отчетность.

Этот ресурс представляет собой обзор концепций и управленческих решений. Необходимых для расчета истинных затрат на деятельность некоммерческой организации. А также практическое руководство для прилагаемого шаблона электронной таблицы. Вы можете найти глоссарий терминов в нашей библиотеке ресурсов а ниже приведен список статей и ресурсов для более углубленного обсуждения или технического руководства по этой теме. Прилагаемый шаблон электронной таблицы может быть использован для одноразового аналитического проекта или для реализации текущих программ бюджетирования и финансового менеджмента.

Хотя расчет может быть выполнен для одной программы или вида деятельности. Мы настоятельно рекомендуем использовать эти концепции и методы в рамках всей некоммерческой организации. Финансовая информация, основанная на программах, будет наиболее полезной для планирования. Управления и коммуникации. Если она будет полной. Точной и будет использоваться последовательно.

Приступая к работе

Прежде чем погрузиться в цифры и электронные таблицы, важно начать с обсуждения того. Почему организация проводит этот процесс. Какие у вас есть конкретные цели. Как будет использоваться финансовая информация. И кто будет участвовать в разработке и использовании информации. Если организация никогда раньше не распределяла расходы или накладные расходы. Потратьте некоторое время на обсуждение концепций и методов. Описанных в этом руководстве. Наличие общего понимания и поддержки со стороны старших руководителей. Финансового персонала и руководителей программ имеет решающее значение как для создания бюджета. Так и для использования информации для планирования и стратегических решений.

Соберите данные

Для разработки точных программных бюджетов и формул распределения требуется целый ряд источников данных. Соберите как можно больше заранее, хотя вполне вероятно. Что после начала процесса возникнет еще больше вопросов. Некоторая информация будет специфична для вашей организации. Но в качестве первого шага вам понадобится: список категорий доходов и расходов. Подробные бюджеты. Список сотрудников. Их вознаграждение. Записи или оценки их деятельности. А также информация об основных статьях расходов. Таких как расходы на объекты и программы.

Обзор процесса

  1. Определите свои программы
  2. Установить формат и структуру бухгалтерского учета
  3. Определение прямых и косвенных затрат
  4. Выбор подхода и методов распределения
  5. Распределять заработную плату. Льготы и налоги персонала
  6. Назначение прямых расходов
  7. Распределение прямых затрат соответствующим методом
  8. Определение конкретных программ и общих категорий доходов
  9. Распределение косвенных (административных) расходов
  10. Распределение расходов по сбору средств
  11. Соберите все это вместе для обзора

1. Определите свои программы.

Процесс начинается с принятия решения о том. Какие виды деятельности в вашей организации составляют программу для целей составления бюджетов и финансовых отчетов. Часто определение программ проявляется в том. Как ваша организация предоставляет услуги и функционирует внутри компании. Возможно, у вас уже есть четко определенные программы, отделы или проекты. Некоторые некоммерческие организации определяют каждый вид деятельности или грант как отдельную программу. В то время как другие объединяют многие виды деятельности под общим термином. Для составления бюджета и распределения средств мы предлагаем разделить вашу деятельность на отдельные программы. Которые обеспечат содержательное понимание финансовой модели. В то же время избегайте чрезмерной детализации или усложнения. Например, программа послешкольного обучения может работать в двух местах или финансироваться тремя грантами. Если программа работает со схожими целями, мерами, затратами и персоналом. Мы бы предложили объединить их в одну программу.

2. Установить формат и структуру бухгалтерского учета

Расчет и анализ истинной стоимости программ и мероприятий может быть выполнен как разовый проект или реализован как постоянная управленческая практика. Как мы рекомендуем. Если это ваша цель, то стоит убедиться. Что программа и определения затрат соответствуют настройке вашей системы бухгалтерского учета. Любое бухгалтерское программное обеспечение может быть использовано для ведения программно-ориентированных финансовых отчетов. Но каждое из них имеет свою собственную структуру и терминологию. Одним из преимуществ такого структурирования бухгалтерского учета является то. Что вы можете контролировать свой план счетов – список категорий доходов и расходов. Некоммерческие организации. Которые создают новые позиции в своей системе бухгалтерского учета каждый раз. Когда они запускают новую программу или получают новый грант, обнаружат. Что они могут упростить свой учет. Используя программу “центры затрат.” Какую бы систему вы ни использовали. Используйте “центры затрат” для определенных вами программ. А также для управления и общего (администрирования) и для сбора средств. Эти два центра затрат являются важными компонентами понимания истинных затрат и создаются параллельно с программами. Организуя таким образом свой бюджет и ассигнования. Вы также настраиваете систему учета для отслеживания и отчетности по трем функциональным категориям расходов. Требуемым при аудите. И форме 990 IRS.

3. Определите прямые и косвенные затраты

Термины Для наших целей мы определяем косвенные затраты как те расходы. Которые поддерживают общее управление организацией – часто называемые административными затратами или управленческими и общими затратами. Косвенные расходы включают расходы на ведение бухгалтерского учета, проведение заседаний правления. Страхование общей ответственности и другие расходы. Связанные с управлением организацией в целом. Это различие было проблематичным для многих некоммерческих организаций из-за упрощенной идеи о том. Что общие затраты. Такие как аренда. Коммунальные услуги и технологии. Являются косвенными затратами или накладными расходами. Точное определение прямых затрат-это те затраты. Которые необходимы для выполнения программы или функции. Прямые расходы могут быть направлены на одну программу. Но чаще они разделяются более чем одной программой. Арендная плата, например, является прямой стоимостью для всех программ. Которые используют объект для планирования. Управления и предоставления программных услуг на основе того. Сколько пространства они используют. Часть арендной платы за помещения, используемые для общего управления, классифицируется как косвенная. Сбор средств также может иметь прямые затраты или получать выделенную часть прямых затрат. Как будет объяснено ниже. Иногда прямые расходы будут распределяться по всем направлениям программы и центрам затрат. Включая фандрайзинг и администрирование. Далее мы обсудим распределение как прямых, так и косвенных затрат. Этот шаг предлагает вам по-новому взглянуть на список расходов и определить все прямые и косвенные затраты.

4. Выберите подход и методы распределения

После того. Как вы определили, какие статьи расходов являются прямыми затратами по программе. Которые разделяются более чем одной программой. Вам также нужно решить. Как распределить затраты соответствующим образом. Наилучшие методы распределения являются разумными и обоснованными. А также достаточно простыми для расчета и поддержания с течением времени. Примером может служить стоимость офисных принадлежностей, которые используются всеми нашими программами. А также при сборе средств и администрировании. Вместо того, чтобы считать каждую ручку, мы ищем разумную основу. На которой можно пропорционально разделить расходы. Для нашего примера с офисными принадлежностями мы будем распределять расходы на основе числа сотрудников. Работающих в каждой программе. Рассчитанного на основе FTE. Это практический метод для расходов. Которые “следуют за людьми.” Наиболее распространенными методами распределения являются: FTE или время персонала, квадратные метры, количество клиентов. “единицы” услуг и процент от общих прямых затрат. Другие методы также могут быть уместными и полезными. Если существует разумная связь между методом и фактическим использованием ресурсов или расходов. Основу расчета иногда называют “фактором затратЧтобы сохранить систему распределения управляемой. Мы рекомендуем вам создать и поддерживать только несколько вариантов распределения. Диаграмма на следующей странице может помочь вам выбрать методы распределения.

5. Распределять заработную плату. Льготы и налоги персонала

Учитывая важность расходов на персонал для наших финансов. Распределение этих расходов имеет важное значение для понимания истинных затрат. Как каждый сотрудник проводит свое время? Название должности не обязательно дает ответ. Если Директор программы тратит 50% своего времени на управление Программой А, 30% — на надзор за менеджерами Программы В и 20% — на выполнение функций директора по персоналу организации. То 80% расходов на заработную плату и связанные с ней льготы будут распределены между программами. А 20% будут включены в административные или косвенные расходы. Многие исполнительные директора проводят значительное количество времени. Работая непосредственно в программах. В идеале распределение заработной платы будет основываться на регулярном, надежном отслеживании времени. Эти данные уже доступны для некоммерческих организаций. Которые отслеживают время получения грантов и контрактов. Если это не было вашей практикой, мы настоятельно рекомендуем вам собрать некоторую точную информацию. Заполнив отчет о хронометражном учете или добавив отчет о времени в записи заработной платы или базы данных. Мы знаем по опыту, что распределение времени на основе общих оценок или интуиции часто бывает неточным. Цель программных бюджетов и ассигнований состоит в том. Чтобы получить четкое представление об истинных затратах. А расходы на персонал слишком важны. Чтобы оставлять их на догадки.

6. Распределить прямые расходы

Когда расходы явно и исключительно понесены для конкретной программной области или центра затрат. Мы просто назначаем расходы этой программной области или центру затрат. Примеры могут включать материалы. Приобретенные специально для программы репетиторства или расходы консультанта по оценке для документирования результатов дошкольной программы. На них также могут быть возложены прямые расходы по администрированию и сбору средств. Расходы на проведение ежегодной ревизии будут возложены на администрацию. Стоимость конвертов возврата, которые будут включены в рассылку по сбору средств. Будет отнесена непосредственно на сбор средств.

7. Распределить прямые затраты соответствующим методом

На этом этапе вы применяете методы распределения, описанные выше, к различным прямым затратам. Которые распределяются между программами. Которые могут включать центры затрат на администрирование и сбор средств. В более раннем примере с офисными принадлежностями вы суммируете количество FTE. Работающих в каждой области программы. И вычисляете формулу в процентах от общего числа сотрудников. Эти расчеты могут быть автоматизированы через систему бухгалтерского учета или выполнены вручную. Формулы следует пересмотреть. Если есть серьезные изменения в способе использования расходов. Такие как перераспределение персонала или рост программы. Для многих организаций формулы меняются не чаще. Чем ежегодно. На этом этапе у вас будет промежуточный итог прямых затрат на каждую программу. Администрирование и сбор средств. Однако на этом процесс не заканчивается.

8. Определите конкретные для программы и общие категории доходов.

Этот процесс наиболее ценен. Когда некоммерческая организация может понять как полную стоимость реализации программ. Так и сумму и тип дохода. Связанного с этими программами. Руководители могут использовать эту информацию для анализа финансовой модели программ как в отдельности. Так и в целом. На этом этапе вы определите. Какие статьи дохода связаны с конкретными областями программы и какие доходы могут быть направлены по усмотрению организации. Примеры дохода. Который присваивается непосредственно программе. Включают контрактный или платный доход для дошкольной программы или грант. Полученный для программы репетиторства. Для этого шага мы рекомендуем. Чтобы внесенный доход. Который является неограниченной или общей операционной поддержкой. Был отнесен к категории сбора средств для анализа. Окончательный анализ четко покажет, какие программные направления нуждаются в этих источниках поддержки. И позволит руководителям принять важнейшее решение о том. Как лучше всего привлекать и направлять гибкие средства.

9. Распределите косвенные (административные) расходы

Расходы на администрирование. Отнесенные к категории косвенных издержек. Повышают ценность любой некоммерческой программы. Программы более эффективны. Лучше управляются и более чутко реагируют на потребности общества. Когда организация обладает хорошими бухгалтерскими и технологическими знаниями. Качественным лидерством. Планированием и управлением. Для того чтобы иметь верное представление о том. Сколько на самом деле стоят наши программы. Мы должны распределить и эти косвенные или административные издержки. Если мы проигнорируем этот шаг, мы будем недооценивать расходы. Связанные с поддержкой каждой области программы. Как было объяснено выше. Косвенными расходами обычно являются все наши административные расходы – те расходы. Которые поддерживают общее управление организацией. Некоторые расходы относятся именно к косвенной категории. Например аудит. Другие относятся к косвенной категории. Такие как часть арендной платы и телефон. По этой причине мы ждем завершения всех прямых распределений. Прежде чем переходить к распределению косвенных затрат. Два наиболее распространенных метода распределения косвенных затрат на программы-это процент от общих прямых затрат и процент от FTE.

10. Распределите расходы на сбор средств.

Точно так же стоимость фандрайзинга ценна для программ. И последний шаг состоит в распределении расходов на фандрайзинг для каждой из них. Наиболее распространенной основой для распределения расходов по сбору средств является процент от общей поддержки. Полученной каждой программой. Этот метод соотносит процент расходов на сбор средств, отнесенных на счет программы. С процентом внесенного дохода. Который получает эта программа. Мы оставляем этот шаг напоследок, потому что некоторые спонсоры. В том числе многие государственные спонсоры. Не позволяют относить расходы на сбор средств на свои гранты или контракты. Независимо от того. Будет ли финансирующий фонд оплачивать расходы по сбору средств. Они остаются частью общей стоимости запуска каждой программы. И нам нужна эта информация. Чтобы быть действительно информированными. То же самое относится и к распределению административных/косвенных издержек.

11. Соберите все это вместе для рассмотрения

После завершения полного программного бюджета или финансового анализа стоит по-новому взглянуть как на точность. Так и на проверку интуиции. Соответствуют ли формулы. Суммы и финансовые результаты тому. Что вы ожидали. Или они вас удивляют? Если есть сюрпризы, сначала просмотрите данные. Чтобы проверить расчеты и выбор распределений и определений. Иногда, однако. Удивление приходит от того. Что вы впервые видите истинные и полные издержки. Преимущество заключается в том. Что теперь у вас есть более полная информация для обсуждения приоритетов и того. Как используются ресурсы. С помощью этой информации ваша организация лучше подготовлена к анализу затрат. Цен и условий контракта; сообщению о пробелах и приоритетах сбора средств; а также обсуждению того. Какие программы требуют финансовой поддержки и как это связано с достижением ваших целей миссии.

Методы выделения

Дополнительные ресурсы и Ссылки

Настоящий обзор и руководство по использованию шаблона бюджета и распределения программ не является окончательным или всеобъемлющим документом для такой сложной практики финансового управления. Мы надеемся. Что вы сможете использовать этот ресурс. Чтобы понять концепции и шаги и реализовать этот ценный процесс в вашей некоммерческой организации.

От Propel Некоммерческих Организаций:

Из других источников: